बिना मुख्यालय, लचीले शेड्यूल और काम करते हुए दुनिया में कहीं भी जाने के अवसर के साथ एक दूरस्थ व्यवसाय चलाना रोमांचक है। हालाँकि, यह कठिन भी हो सकता है और इसके लिए बहुत अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है।
अच्छी खबर यह है कि तकनीक आपके पक्ष में है। आपकी दक्षता बढ़ाने, वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने, प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और टीम सहयोग में सुधार करने में आपकी मदद करने के लिए आप बहुत सारे सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।
यह सूची संपूर्ण नहीं है, लेकिन यहां कुछ उपकरण दिए गए हैं जिनका उपयोग आप अपने दूरस्थ व्यवसाय के लिए आरंभ करने के लिए कर सकते हैं।
1. आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम
चाहे आप स्टार्टअप हों या बड़ी कंपनी, आप आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम (एटीएस) से लाभ उठा सकते हैं। ये सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम आपको अपने आवेदक के बारे में सभी महत्वपूर्ण जानकारी खोजने की अनुमति देते हैं—उनके ईमेल, साक्षात्कार, कार्यक्रम और प्रासंगिक डेटा से, सभी एक ही स्थान पर।
एटीएस उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग के लिए एआई का उपयोग करके भर्ती और भर्ती को सरल बनाता है, जो बिल में फिट नहीं होने वाले उम्मीदवारों को मैन्युअल रूप से बाहर निकालने से आपका बहुत समय बचाता है। वे आपको उनके कौशल और अनुभव के आधार पर रैंकिंग करके सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवारों को खोजने में भी मदद करते हैं। सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कुछ एटीएस में कार्यदिवस और ग्रीनहाउस शामिल हैं।
2. बैकग्राउंड चेकिंग टूल्स
इस डिजिटल युग में जहां नकली प्रमाण पत्र और झूठी पहचान प्रचलित है, कर्मचारियों और ग्राहकों के लिए एक सुरक्षित कार्यस्थल रखने के लिए पृष्ठभूमि की जांच महत्वपूर्ण है।
उम्मीदवारों द्वारा उनके साथ साझा की गई संभावित जानकारी को सत्यापित करने के लिए गुडहेयर और चेकर जैसे बैकग्राउंड चेक टूल भी आवश्यक हैं।
ये उपकरण कानूनी आवश्यकताओं के अनुरूप हैं और व्यवसायों को अपना स्वयं का डैशबोर्ड देते हैं जो उन्हें उनकी पृष्ठभूमि की जांच के परिणामों को प्रबंधित और ट्रैक करने में मदद करता है। इनमें से अधिकांश उपकरण एटीएस और अन्य प्रमुख एचआर प्लेटफॉर्म के साथ भी एकीकृत होते हैं।
3. परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर
दूरस्थ टीमों का प्रबंधन करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने, व्यक्तिगत और टीम की प्रगति को ट्रैक करने, परियोजनाओं को पूरा करने और टीम की प्रगति के बारे में जानकारी प्राप्त करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है।
यदि आप एक वैश्विक टीम का नेतृत्व कर रहे हैं, तो आसन या क्लिकअप जैसे परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके आप अपनी टीम के साथ संचार और सहयोग करने में बहुत समय बचा सकते हैं। ये उपकरण मंच के भीतर टीम के सदस्यों के बीच सहज सहयोग की सुविधा प्रदान करते हैं—ईमेल और अनावश्यक बैठकों की कोई आवश्यकता नहीं है!
4. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सॉफ्टवेयर
किसी व्यवसाय को दूरस्थ रूप से चलाने का मतलब यह नहीं है कि आप दस्तावेज़ों और अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने जैसी महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को छोड़ सकते हैं। रिमोट सेटअप संवेदनशील दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना एक चुनौती बना सकता है।
प्लेटफ़ॉर्म सुरक्षित है यह सुनिश्चित किए बिना कोई भी अपने ई-हस्ताक्षर साझा नहीं करना चाहता। अच्छी बात यह है कि पांडाडॉक और डॉक्यूमेंटसाइन जैसे उपकरण ई-हस्ताक्षर के साथ संवेदनशील दस्तावेजों के वितरण और संग्रह की सुविधा प्रदान करते हैं। वहाँ बहुत सारे अन्य ऑनलाइन दस्तावेज़ हस्ताक्षर करने वाले ऐप्स हैं जिन्हें आप देख सकते हैं।
ई-हस्ताक्षर को पारंपरिक हस्ताक्षर के समकक्ष माना जाता है। यदि पक्ष आपको सुरक्षित रूप से फ़ाइलें अपलोड करने और डिजिटल दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देते हैं तो वे कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता इस बात पर निर्भर करती है कि आप दुनिया में कहां हैं।
5. विकी
दूरस्थ कंपनी चलाते समय सूचना प्रसार और प्रशिक्षण करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। एक व्यापार विकी ज्ञान के केंद्रीय भंडार या डेटाबेस के रूप में कार्य करता है।
यह सभी को एक कर्मचारी के वर्कफ़्लो में दस्तावेज़ों और महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं तक पहुँच प्रदान करता है। उन्हें एक्सेस करना, संपादित करना और साझा करना आसान है, इसलिए दूरस्थ कर्मचारी काम पर परिवर्तनों, अपडेट और नई नीतियों के बारे में जान सकते हैं।
यह ऑनबोर्डिंग को सरल करता है, नए कर्मचारियों को कंपनी के माध्यम से अपना रास्ता नेविगेट करने के लिए सशक्त बनाता है। यह एक गाइड के रूप में सेवा करते हुए दूरस्थ कार्य की सुविधा प्रदान करता है जहां वे कंपनी की प्रक्रियाओं के बारे में जान सकते हैं। कुछ विकि जिन पर आप विचार कर सकते हैं वे हैं XWiki और SlimWiki। आपकी खुद की विकी बनाने में मदद करने के लिए कई अन्य वेबसाइटें हैं।
6. कर्मचारी पहचान सॉफ्टवेयर
सीमित संपर्क और समर्थन के कारण, कई दूरस्थ कार्यकर्ता अक्सर अलग-थलग और उपेक्षित महसूस करते हैं। कई अध्ययनों से पता चलता है कि मान्यता और समय पर, उचित प्रतिक्रिया न केवल लोगों के प्रदर्शन को बढ़ाती है, बल्कि प्रतिधारण और नौकरी की संतुष्टि में भी सुधार करती है।
MotivoCity जैसे प्लेटफॉर्म टीम के सदस्यों को टीम में दूसरों को जानने, एक-दूसरे की सराहना करने और उनकी जीत, स्पॉट बोनस, और टीमों को प्रयास करने और कमाई करने के लिए कस्टम पुरस्कारों को उजागर करने का अवसर देते हैं। बैज बनाओ।
मोटिवेशन टीम के सदस्यों को मोटिवेशन रुपये देने की अनुमति देता है जिसका उपयोग कर्मचारी उपहार कार्ड खरीदने, फ्लाइट बुक करने या चैरिटी के लिए दान करने के लिए कर सकते हैं। Motivocity के अन्य विकल्पों में Bonesley और Kudos शामिल हैं।
7. बिजनेस मैसेजिंग ऐप्स
टीम को एक साथ लाने वाले प्लेटफॉर्म के बिना दूरस्थ कार्य काम नहीं करेगा। जबकि टीमें अभी भी ईमेल का उपयोग कर सकती हैं, यह भारी, समय लेने वाली हो सकती है।